Ділові переговори. Ведення ділових переговорів. Підготовка ділових переговорів
Ділові переговори - найважливіша складова підприємництва. Вміння вибудовувати конструктивні комунікації в бізнесі - одне із значущих конкурентних переваг. Які секрети успішних ділових переговорів? Яка їхня структура і особливості підготовки до них?
Визначення ділових переговорів
Ділові переговори, згідно з поширеною визначенню в середовищі російських експертів, - це процедура за участю двох і більше сторін, що мають статус комерційних організацій, підприємців або посадових осіб, мета якої - вирішення поточних або перспективних питань взаємодії в аспекті партнерства або знаходження компромісу в суперечці. Спілкуючись, компанії або бізнесмени прагнуть прийняти деякий спільне рішення. Передбачається, що для кожної зі сторін воно повинно бачитися оптимальним.
Ділові переговори проводяться в тому випадку, якщо спірне питання не можна вирішити наявними засобами. У свою чергу, необхідності в їх організації не виникає, якщо керівництво до розв'язання суперечливої ситуації приступає заздалегідь, вивчивши, наприклад, законодавчі джерела або вже підписані угоди.
Класифікація переговорів
Російські експерти виділяють такі основні види ділових переговорів.
- По-перше, це комунікації, в рамках яких обговорюються нюанси, пов'язані з продовженням діючих угод на поточних умовах.
- По-друге, це переговори, під час яких передбачається обговорити умови продовження співпраці на нових умовах.
- По-третє, це комунікації між сторонами, які до цього не укладали жодних угод.
- По-четверте, ділові переговори можуть мати на увазі відновлення колись діяли угод.
- По-п'яте, тематика відповідних комунікацій може бути пов'язана з розірванням діючих угод на прийнятних для обох сторін умовах.
Звичайно, види ділових переговорів можуть класифікуватися і з інших підстав. Деякі експерти вважають, наприклад, що даного типу комунікації можна поділяти в залежності від ступеня важливості ключової теми. Так, наприклад, переговори класифікують на стратегічні, де вирішуються питання, що визначають подальший розвиток всього бізнесу, і ситуаційні, на яких обговорюються окремі нюанси прийнятого спільного курсу. Деякі експерти виділяють індивідуальні та колективні переговори. У рамках перших мається на увазі спілкування між окремими посадовими особами (наприклад, генеральними директорами), в ході другого - комунікації з участю колегіальних органів управління фірмою або ж з підключенням співробітників.
Функції переговорів
Експерти виділяють кілька функцій, які виконують ділові переговори. Зокрема інформаційну, яка має на увазі взаємне дослідження думок сторін з того чи іншого питання. Виділяється також комунікативна функція, в рамках якої підприємці знаходять нові точки дотику інтересів або, якщо це їх перша зустріч, виявляють найочевидніші перспективи взаємодії. Є координаційна функція, що припускає ухвалення допоміжних рішень в аспекті основної стратегії співробітництва. Є контролююча, в рамках якої сторони з'ясовують, як йдуть справи з виконанням партнерами взятих зобов'язань станом на певний момент.
Етапи переговорів
Багато експертів схильні вважати, що ділові переговори - це процес, який складається з великої кількості складових елементів. Передбачається, що відповідного типу комунікації в бізнесі здійснюються в рамках декількох етапів. Російські експерти виділяють наступні стадії.
- По-перше, це підготовчий етап. В рамках нього партнери домовляються про майбутню зустріч, визначаються з місцем її проведення, формують склад учасників. Визначається і узгоджується ключова тема. Переговори мають бути сфокусованими.
- По-друге, це протокольний етап. Він починається в момент зустрічі партнерів в місці, яке вони заздалегідь обумовили. Як правило, протокольний етап включає взаємні вітання сторін, процедури знайомства (якщо партнери зустрілися вперше). Може здатися, що даний етап - формальність. Але на практиці, як відзначають багато експертів, від того, наскільки комфортні протокольні нюанси для сторін переговорів, багато в чому залежать результати спілкування.
- По-третє, це етап обміну інформацією, або як його називають деякі експерти - "опитувальний". Сторони по черзі висловлюють ключові тези, які стосуються теми. Фіксується бажана позиція партнерів щодо перспектив укладення угоди, змін умов поточного контракту і т. Д.
- По-четверте, це, власне, прийняття рішення. Виявляється результат проведення переговорів. Яким він може бути, ми розглянемо трохи пізніше. Можливо підписання документів, що мають відношення до співпраці.
За підсумками ділових переговорів можуть бути організовані неофіційні заходи - банкет, прогулянка. У ряді випадків передбачається прес-конференція.
Розглянута нами вище схема, в рамках якої ділові переговори поділяються на етапи, досить загальна. Залежно від галузевої специфіки бізнесу, від черговості комунікацій їх може бути декілька, бувають також і додаткові заходи.
Результати переговорів
Ведення переговорів, так чи інакше, призводить до деякого результату. Яким він може бути? Експерти виділяють три основних типи результату переговорів:
- знаходження компромісу;
- висновок асиметричних домовленостей;
- відсутність угоди.
В рамках першого сценарію мається на увазі, що ведення ділових переговорів привело до визначення умов співпраці, і це влаштувало обидві сторони. Є думка, що до компромісу також можна віднести ситуацію, коли прийняте рішення в однаковій мірі не влаштувало жодну сторону, але зважаючи на необхідність укласти хоч якийсь контракт переговорники пішли на взаємно некомфортні умови. Це можливо, наприклад, у тому випадку, коли постачальник деякого товару хоче виручити за нього таку-то суму, при якій бізнес буде однозначно рентабельним, але покупець може заплатити тільки, скажімо, вдвічі меншу.
Ділові переговори можуть привести до прийняття рішень, що відносяться деякими експертами до асиметричних. Що це означає? Те, що одній стороні в силу деяких причин вдалося переконати іншу підписати угоду на менш комфортних для неї умовах. Якщо в прикладі, розглянутому вище, продавець і покупець знайшли хай і не ідеальний, але все ж компроміс, то сценарій в рамках асиметричного рішення може мати на увазі, наприклад, що постачальник товару принципово відмовиться продавати його контрагенту за меншою ціною, а тому, в свою чергу , даний продукт дуже потрібен, і він погоджується на угоду, вирішивши, скажімо, взяти кредит.
Ще один можливий сценарій - відсутність ухваленого рішення за підсумками комунікацій. Деякі експерти не схильні зараховувати його до результатів переговорів. Однак їхні опоненти вважають, що він все ж є - хоча б тому, що тепер партнери знають, чого очікувати від наступних переговорів, і розуміють, чи варто їх згодом проводити. Даного роду результат, вважають експерти, може нести інформаційну цінність. Наприклад, покупець товару буде в курсі, за якою мінімальною ціною він може придбати той чи інший продукт, знати сильні і слабкі сторони постачальника. У бізнесі часто буває, що відмова від угоди в ході переговорів побічно сприяє знаходженню підприємцем більш комфортних умов співпраці згодом. Таким чином, формальне відсутність результату комунікацій може стати цілком позитивним для бізнесу сценарієм.
Правила ведення переговорів: культурний аспект
Які є правила ділових переговорів? На цей рахунок існує дуже багато теоретичних концепцій. Їх специфіка може бути визначена величезною кількістю факторів. Багато що залежить, наприклад, від менталітету переговірників, продиктованого національної або цивільної приналежністю. Тобто ділова розмова і ділові переговори за правилами, які прийняті в західних країнах, бувають не завжди сумісні з особливостями, наприклад, азіатської культури комунікацій у бізнесі. Російські підприємці, як вважають деякі експерти, за менталітетом трохи ближче до людей західного мислення, ніж східного, проте в їх менталітеті простежується близькість до обох моделей.
Буває, що люди, які звикли до тієї чи іншої моделі поведінки, успішно адаптуються до ментальності партнерської сторони. Взяти, наприклад, недавні переговори по газу між главами Росії і Туреччини - сторонам вдалося укласти найважливіше угоду, хоча була ймовірність розбіжностей у виявленні спільних точок дотику. Як вважають деякі експерти, в силу різниці ділового менталітету двох країн. Хоча єдиної думки на цей рахунок немає, багато аналітиків, у свою чергу, вважають, що культура комунікацій у бізнесі, характерна для росіян, в цілому сумісна з турецькою і, можливо, навіть більше, ніж із західною.
Таким чином, етикет ділових переговорів, аспекти, що характеризують підготовку до них та умови їх проведення, в чому можуть бути продиктовані культурною специфікою сторін, тими чи іншими традиціями ділового спілкування. Разом з тим, як відзначають деякі дослідники, бізнес, особливо в стратегічно значимих для країн світу сферах, стає все більш глобальним, і багато в чому це простежується в стирання культурних відмінностей між партнерами з різних держав. Бути може, в якісь моменти підприємцю з Японії не цілком комфортно переймати "західну" модель поведінки на переговорах з американськими колегами, проте він робить це з метою підтримання конструктивного діалогу. У свою чергу, його партнер, підприємець із США, напевно постарається бути обережним у спілкуванні з японським колегою і по можливості відповідати традиційним правилам ділового спілкування, прийнятим в Японії.
Правила ведення переговорів: компромісний сценарій
Деякі російські експерти пропонують наступний сценарій, в рамках якого можливе ведення ділових переговорів за умови прийняття відповідних принципів більшості сучасних культур. Якщо їм слідувати, то є ймовірність, що комфорт ділового партнера німецького або корейського визначення походження не буде порушений.
Перше, на чому експерти рекомендують акцентувати увагу, - завжди вислуховувати співрозмовника. Це вітається як в Кореї, так і в Росії, США, Німеччини. Переривати мова партнера, протестувати, коментувати не варто, навіть якщо є впевненість в тому, що мовець в чомусь помиляється.
Наступне правило - дотримання принципу рівності. Ні в одній із сучасних країн не прийнято, щоб один парламентер яким-небудь чином ставив себе вище іншого. Навіть якщо йдеться про явну перспективі укласти ту саму асиметричну угоду, при якій в однієї зі сторін, може, немає вибору, партнер не повинен дивитися зверхньо.
Ведення переговорів в бізнесі слід здійснювати, уникаючи оціночних тез, спрямованих на адресу особистості співрозмовника. Дотримання цього правилу забезпечить однаковий комфорт для партнера з будь-якої країни, з представником якої ведуться ділові переговори. Приклад: небажано говорити: "Ви недостатньо компетентні в цьому питанні".
Помилки в ділових переговорах
Розглянувши деякі основні рекомендації експертів з приводу ведення ділових переговорів, корисно буде вивчити виділяються дослідниками типові помилки, які підприємці інколи схильні допускати в процесі комунікацій. Насамперед, слід, мабуть, відзначити, що такими будуть дії, протилежні описаним вище рекомендаціям. Проте, зрозумівши сутність помилок, пов'язаних із зазначеними нами ключовими нюансами комунікацій, корисно буде звернути увагу також і на наступні моменти.
Ділові переговори, як вважають експерти, не повинні бути інструментом виявлення сторони, яка може бути носієм однозначно вірною точки зору. Якщо це так і є насправді, то виявиться природним чином. Помилкою багатьох підприємців є позиціонування себе як суб'єкта, думку якого не може бути альтернативи.
Ще одна помилка, яку виділяють експерти, - підкреслене впертість. Завжди є можливість знайти компроміс методами переконання, але це дуже важко зробити, використовуючи настільки прямолінійну тактику.
Неприпустимий, вважають експерти, авторитарний стиль ділового спілкування. Особливо якщо мова йде про угоди, які з високою ймовірністю будуть асиметричними. Рідко буває, щоб постачальник довгий час залишався єдиним. В умовах вільного ринку, як правило, можна знайти альтернативні канали отримання бажаного продукту. І якщо в якийсь момент часу покупець був змушений піти на менш комфортні умови і одночасно зіткнувся з авторитаризмом партнера, вдруге він у нього вже нічого купувати не захоче.
У числі найпоширеніших помилок, характерних для ділових переговорів, - відхід від основної теми обговорення. Навіть якщо це відбувається випадково, наприклад, один партнер вирішив поцікавитися в іншого, де він любить подорожувати, внаслідок чого тема діалогу пішла в сторону туризму. У цьому випадку є ймовірність, що одна зі сторін запідозрить іншу в намірі заплутати, ввести в оману, схилити до довіри. Так чи інакше буде витрачено час. Відхилення від теми може зіграти особливо негативну роль, коли ведуться колективні переговори. У таких випадках кожен з учасників комунікації, щоб не відчути себе зайвим у дискусії, захоче висловитися на тему, що не відноситься до основної.
Які секрети успішних переговорів?
Ми розглянули особливості ділових переговорів в аспекті забезпечення сумісності моделей поведінки сторін. Корисно буде також ознайомитися з деякими принципами, які допоможуть досягти бажаного результату за підсумками відповідних комунікацій. Які секрети проведення успішних ділових переговорів, які відзначаються російськими експертами?
Багато дослідників рекомендують ставити у вибудовуванні комунікацій акцент на довгострокові взаємини з партнером. Миттєвий результат в бізнесі часто абсолютно нічого не значить. А можливі поступки, на які йде одна сторона, можуть бути інтерпретовані партнером, перш за все, як готовність вибудовувати стратегічні відносини.
Наступний фактор успішних переговорів, який виділяють експерти, - відкритість у спілкуванні. Це стосується не тільки манери мови і формулювань. Мається на увазі, насамперед, відкритість у ставленні до справи, до співрозмовника, відсутність боязні не сподобатися партнеру або висловити невдоволення об'єктивно некомфортними умовами угоди. Набагато конструктивніше підхід, при якому моменти, які не влаштовують сторону, вона буде висловлювати відразу по факту їх озвучування в діалозі, до того, як тема бесіди зміниться або переговори будуть завершені.
Експерти рекомендують, коли це можливо, акцентувати увагу не стільки на власній позиції, скільки на користь партнерської сторони. Буде корисно, якщо один партнер покаже іншому, що зацікавлений не тільки у вигоді для своєї фірми, що і так очевидно, але також і в тому, щоб бізнес іншого боку від цього опинився у виграші.
Дослідники рекомендують сторонам переговорів при формулюванні пропозицій і тез для партнерів заздалегідь продумати їх зміст так, щоб партнер мав можливість вибирати один з декількох варіантів. Це підвищить ймовірність знаходження компромісу. Цілком можливо, що якийсь із варіантів влаштує партнера більше. Його і можна брати за основу вироблення підсумкового рішення.
Підготовка до переговорів
Вивчимо такий аспект, як підготовка ділових переговорів. На що слід звернути увагу в процесі її здійснення? Деякі експерти рекомендують дотримуватися наступного сценарію.
В рамках даної схеми дослідники рекомендують взяти до уваги правило - час, витрачений на підготовку до переговорів, має бути порівнянно їх передбачуваної тривалості. Справа в тому, що ключовий аспект даного сценарію - попередній план комунікацій. Його потрібно "відрепетирувати", і тому це займе час, порівнянне з тим, протягом якого будуть, власне, відбуватиметься переговори.
- Перший пункт плану, про який йде мова, - визначення мети комунікації. Незалежно від того, в рамках якого сценарію підготовки до переговорів діє інша сторона, ми для початку відповідаємо на запитання, для чого збираємося спілкуватися з партнерами в рамках запланованої зустрічі.
- Наступний пункт нашого сценарію - визначення бажаного результату.
- Далі за планом - виявлення ресурсів, які допоможуть у досягненні цього самого результату. Це можуть бути, наприклад, ті чи інші знання, компетенція тих чи інших фахівців фірми. У першому випадку наші дії будуть полягати в тому, щоб знайти необхідні джерела інформації та ознайомитися з релевантними фактами. У другому - ми запрошуємо компетентних фахівців з собою, заздалегідь узгоджуючи з ними ключові нюанси майбутніх переговорів.
- Наступний компонент підготовки до спілкування з партнерами, з яким слід визначитися до зустрічі, - спосіб донесення інформації до нього. Він може бути переважно усним або ж включати, наприклад, презентації на проекторі, ознайомлення партнерів з роздрукованими текстами, відеоматеріалами і т. Д. Необхідно заздалегідь переконатися, що організація ділових переговорів відповідальною стороною буде включати відповідне технічне постачання.
