Правильно оформлений акт звірки - відсутність помилок в обліку і розбіжностей з контрагентами
Акт звірки - це документ, призначений для визначення стану взаєморозрахунків між контрагентами. Законодавство не зобов'язує організації та індивідуальних підприємців складати ці документи в обов'язковому порядку. Однак більшість працівників бухгалтерії воліють періодично проводити дану роботу з метою уникнути помилок в обліку та можливих розбіжностей з постачальниками і покупцями.
Призначення документа
Акт звірки призначений для документального підтвердження стану розрахунків між двома організаціями на певну дату. За допомогою даного документа можна простежити всі господарські операції, проведені за участю контрагентів в розрізі договорів або в цілому по конкретній організації, і вивести кінцеве сальдо на ту чи іншу дату. Цей залишок може бути підтверджений як обома учасниками звірки, так і тільки однією юридичною особою або ІП. Якщо за даними бухобліку існують розбіжності за сумою кінцевого сальдо, то їх можна усунути шляхом вивчення операцій, які вказані в акті звірки. В обліку тієї чи іншої організації може бути невірно відображено суму якої-небудь продажу або оплати. У разі виявлення помилок бухгалтер робить в обліку виправлення, після чого складається новий акт звірки взаєморозрахунків, який підписується уповноваженими на це особами.
Періодичність складання
Законодавством нашої країни не передбачено обов'язок компаній складати акти звірки в строго певний час. Кожна організація самостійно вирішує, коли необхідно проводити перевірку взаєморозрахунків з контрагентами, та й чи варто це робити взагалі. При цьому можна виділити кілька ситуацій, коли дана процедура може допомогти уникнути помилок в бухобліку і конфліктів з постачальниками та підрядниками. Акт звірки необхідний у таких випадках:
1. Перед складанням обов'язкової річної бухгалтерської звітності.
2. При проведенні інвентаризації взаєморозрахунків з контрагентами.
3. Якщо постачальник надає покупцеві розстрочку платежу.
4. Контрагенти співпрацюють тривалий час.
5. Значні суми угод або часті і об'ємні поставки товарів або послуг.
Акти звірки та складання річної звітності
Велика частина працівників бухгалтерії воліє проводити звірку взаєморозрахунків з контрагентами перед здачею річних звітів. Завдяки цій практиці можна знайти і виправити багато помилок в обліку, які могли б вплинути на достовірність звітності. Особливо це необхідно для великих організацій з великою кількістю різних підрозділів. В таких умовах документи на придбання будь-якої продукції, наприклад, канцтоварів для якогось відділу, можуть просто не потрапити вчасно в бухгалтерію. 
Часто таке трапляється при поставці товару без здійснення передоплати в кінці звітного періоду. Матеріали отримані, їх відвантаження відображена в обліку контрагента, а в бухгалтерії приймаючої організації нічого про це не відомо. У випадку передоплати уважні бухгалтери зазвичай самі намагаються з'ясувати, чи не було поставки, і отримати відповідні документи. Якщо ж перерахування грошових коштів не було і найближчим часом не очікується, поставка товару так і не буде відображена в обліку одержувача вантажу. Акт звірки з контрагентом дозволяє простежити, чи всі документи по зроблених господарських операціях відображені в обліку, а також перевірити коректність їх відображення. Багато співробітників при виявленні розбіжностей своїх даних з даними контрагента, поряд з актом звірки, підписаним з розбіжностями, відразу ж передають бракуючий комплект документів. Це значно прискорює процес виправлення помилок в обліку.
Форма документа
На кожному підприємстві може бути розроблена і затверджена своя власна форма акту звірки, яка буде влаштовувати всіх зацікавлених осіб, і дозволить коректно проводити перевірку. Нормативними актами не передбачено уніфікований вид даного документа. Але, оскільки він є первинним, при його складанні повинні бути враховані всі вимоги, які пред'являються законодавством до оформлення такого роду документації. Зокрема, акт звірки повинен мати такі реквізити:
1. Найменування.
2. Дата його формування.
3. Дані про укладача.
4. Короткий зміст проведеної операції.
5. Вимірники зазначених господарських операцій.
6. Вказівка посад осіб, відповідальних за відображення господарських операцій та документальне їх оформлення.
7. Власноручні підписи зазначених посадових осіб.
Порядок заповнення
Основною частиною акту звірки, яка несе в собі інформацію про проведені контрагентами господарських операціях, є таблиця. Вона складається з двох частин. У лівій відображаються, як правило, заходи організації - складача документа. Вона включає чотири стовпці. У першому з них вказується порядковий номер запису, у другому - короткий зміст господарської операції, в третьому і четвертому - її грошовий вираз за дебетом або кредитом. Права частина таблиці залишається незаполненной- дані туди записуються контрагентом при проведенні ним звірки. Таким чином, у розглянутий акт вносяться - в хронологічному порядку - записи про всі проведені організацією, з участю конкретного контрагента, операцій за певний період. Після чого підраховуються обороти по дебету і кредиту, і визначається кінцеве сальдо на потрібну дату.
Проведення звірки
Компанія, що одержала акт звірки від контрагента, порівнює дані свого бухгалтерського обліку з інформацією, представленою організацією-укладачем в документі. Перевіряється дата здійснення господарської операції, її вид та сума. Працівник бухгалтерії звіряє також сальдо на початок періоду. У разі виявлення невідповідностей найкраще спочатку перевірити правильність відображення документів у власному обліку. Для цього буде потрібно підняти накладні та рахунки-фактури, представлені контрагентом або виписані йому. У разі виявлення помилки дані обліку підлягають коригуванню, після якої звірка проводиться заново. Якщо ж помилка не виявлено, співробітник вказує в правій частині акта свою інформацію, підраховує обороти і кінцеве сальдо. Акт звірки відправляється контрагенту з розбіжностями.
Правила підписання
Документ повинен бути підписаний керівником та головним бухгалтером компанії. На відведеному для цього місці ставлять печатку організації. Вона повинна зачепити останні пару букв підписів. За відсутності керівника або головного бухгалтера акт звірки завіряється підписами інших посадових осіб організації, які мають право на підписання таких документів. При цьому вказується їх посаду.
Статус документа
Акт звірки дозволяє не тільки виявити помилки у веденні бухобліку, але й уникнути розбіжностей з контрагентами. Якщо, наприклад, дебітор організації підписує документ, то він погоджується зі станом розрахунків і висловлює готовність тим самим сплатити борг. Акт звірки з деякими іншими виправдувальними документами служить також підставою для списання безнадійних боргів після закінчення строку їх позовної давності. Підписаний обома сторонами документ необхідний також при зверненні компанії до суду з метою стягнення з контрагента боргу за поставлені товари або надані послуги.
