Акт прийому-передачі обладнання: правильне оформлення документа
На першому місці в будь-якій компанії варто оснащеність виробничими потужностями, т. Е. Будівлями, спорудами, площами, робочими машинами, силовим обладнанням та іншими засобами виробництва з терміном експлуатації більше року. Беручи участь в робочому процесі, основні фонди компанії змінюють свою структуру: реалізуються, передаються в оренду, застарівають, поповнюються більш новими і прогресивними моделями. Надходження активів оформляється такими бланками:
1) акт прийому-передачі основних засобів форми ОЗ-1, застосовуваний у разі прямого введення у виробничий процес готового до роботи об'єкта ОЗ на підставі розпорядження керівництва компанії;
2) акт прийому-передачі обладнання в монтаж форми ОС-15, що підтверджує необхідність додаткових монтажних робіт і передачу обладнання для доведення об'єкта до робочого стану.
Для чого потрібен акт?
Будучи додатком до договору поставки, цей документ підтверджує факт передачі обладнання від однієї сторони іншій, отже, його введення або виведення зі складу виробничих потужностей тієї чи іншої компанії. Застосування акту регламентується законодавством і використовується для здійснення контролю витрат. Документ складається:
• при передачі майна б / у, що значиться у здавальника (у 2 примірниках, заповнених обома сторонами);
• при купівлі нового майна через підприємство торгівлі, у фізичної особи або при виготовленні власною компанією (в 1 примірнику, заповненому приймаючою стороною).
Особливості оформлення документів за договорами купівлі-продажу і постачання
Особливістю оформлення подібних актів є:
• наявність договорів, додатком і невід'ємною частиною яких є акт прийому-передачі обладнання замовнику форми ОС-1;
• обов'язкове зазначення номера та дати договору в актах ОС-1;
• складання акта ОЗ-1 проводиться тільки приймаючою стороною, якщо об'єкт новий, і обома сторонами при купівлі основного засобу б / у. При оформленні акту зазначаються:
- відомості про компанії одержувача і здавальника. При придбанні нового об'єкта, відомості про здавачів не вносяться;
- підставу (договір);
- дата прийняття до обліку об'єкта б / в;
- амортизаційна група;
- назва організації-виробника;
- зверху на титулі акту проставляються дати і підпису керівників обох сторін.
Перший розділ акту заповнює передавальна об'єкт сторона. Необхідними до заповнення є графи про термін експлуатації ОС. Другий розділ заповнюється одержувачем. Тут потрібне проставити такі реквізити:
- первісна вартість;
- термін використання. При закінченні терміну на дату отримання, він визначається виходячи з технічних можливостей об'єкта;
- амортизаційна норма.
У третьому розділі вказуються технічні характеристики об'єкта. При наявності у вузлах і деталях одержуваного обладнання дорогоцінних металів, слід вказати тип металу, його масу і назви деталей. Створена комісія для прийому об'єкта та перевірки його технічного стану на третій сторінці акта робить наступні позначки:
• дата проведення випробувань;
• ступінь відповідності об'єкта ТУ;
• необхідність доопрацювання об'єкта.
Завірений акт прийому-передачі обладнання передається бухгалтеру, а обладнання - особі, яка прийняла об'єкт. Передача машин, верстатів, стендів і т. Д. Завжди супроводжується складанням акта в підприємствах будь-якої галузі, причому основні вимоги до оформлення практично не змінюються.
Передача обладнання в монтаж
Акт прийому-передачі обладнання в монтаж форми ОС-15 - первинний документ, оформлення якого підтверджує факт передачі в монтаж надійшов оснащення і техніки з метою приведення об'єкта в робочий стан. Акт складається тільки в тих випадках, коли монтаж виробляє стороння фірма, яка не має відношення до даної поставки. Якщо об'єкт буде монтувати фірма-постачальник обладнання, то по завершенні робіт з доставки та встановлення оформляється акт ф. ОС-1, підписаний обома сторонами, а засоби вводяться в експлуатацію розпорядженням керівника компанії. У разі залучення до монтажних робіт сторонньої організації складається акт ф. ОС-15, який підписується представниками обох сторін.
Вимоги до бланка
Акт складається у 2 примірниках: один залишається у сторони, яка передає обладнання, другий - у одержує боку. У документі зазначаються:
• назву компанії-замовника робіт;
• № договору;
• назву компанії-постачальника обладнання;
• назва монтажної організації, що проводить монтажні роботи;
• назва, № і дата проведення робіт;
• докладний перерахування всіх позицій обладнання із зазначенням маркування, серійних номерів, технологічних особливостей, фірми-виробника, ціни та кількості;
• відомості про комплектність обладнання при прийманні в монтаж та відповідності оного проекту або кресленням;
• інформація про знайдені дефекти;
• монтажна організація обов'язково робить відмітку про придатність переданого обладнання до монтажу;
• підпису та печатки представників обох сторін, як компанії-замовника, так і монтажної організації і особи, яка відповідає за збереження обладнання під час проведення монтажних робіт. Об'єкт передається працівнику, який несе відповідальність за його збереження. Після закінчення монтажних робіт і перевірки готовності об'єкта до експлуатації, виробляється введення об'єкта в групу основних засобів компанії.
Оформлення надання послуг
Проведення подібного заходу оформляється окремим документом. Наприклад, складається акт прийому-передачі послуг. Уніфікованої форми такий документ не має, проте складається - у вільній формі - у 2 примірниках, підписується обома сторонами. Таким чином, папір є юридично законною.
Передача обладнання в оренду
Документального оформлення передачі об'єкта в оренду передує складання договору оренди, що має попередній характер до моменту передачі заявлених коштів, техніки, інвентарю і т. П., 
зафіксованих в акті. Як правило, обладнання носить складно-технічний характер, і щоб уникнути взаємних претензій, акт прийому-передачі повинен містити вичерпні відомості:
• опис обладнання;
• стан упаковки (за її наявності);
• супровідні документи, що відповідають чинному законодавству;
• відповідність маркування, моделі, кількості вказаними показниками в договорі;
• справний технічний стан майна.
Крім того, в акті може бути вказаний термін проведення тестових випробувань обладнання.
Передача устаткування в тимчасове або безоплатне користування
Актування передачі обладнання в тимчасове або безоплатне користування можливе лише за наявності відповідного договору, де ссудодателем виступає передає сторона, а ссудополучателем - сторона, що отримує обладнання. Акт передачі виступає додатком до договору, без якого той недійсний, і має ряд необхідних для заповнення реквізитів:
• назва документа, місце і дата складання;
• відомості про сторони договору;
• перелік обладнання із зазначенням технічних характеристик;
• засвідчують підписи та печатки сторін.
Передача інвентарю та техніки в ремонт
Відмінною рисою оформлення акта-приймання обладнання в ремонт є більш проста його форма, яка в повсякденному житті використовується сервісними центрами по ремонту складнопобутової техніки. Цей документ не є додатком до договору, наявність такого документа може тільки підтверджувати необхідність ремонту, якщо гарантійний термін використання не минув. В акті зазначаються:
• назва компанії або ПІБ замовника;
• адреса та контактні телефони замовника;
• спосіб повернення обладнання;
• перелік взятого на ремонт обладнання із зазначенням комплектності та виду ремонту.
Отже, будь-який рух об'єкта основних фондів в підприємстві документально фіксується. Якісне оформлення подібних документів значно знижує ризики невиправданого завищення податків для компанії і гарантує прийом і передачу майна в повному обсязі та комплектності.
