Накази з основної діяльності - обов'язковий елемент документообігу організації
Кожна організація зобов'язана вести накази по особовому складу, відпусток, відряджень, а також накази з основної діяльності. Всі вони мають затверджену уніфіковану форму і є обов'язковими в загальному документообіг.
Призначення наказів
Накази з основної діяльності призначені для впорядкування роботи організації за допомогою здійснення документального оформлення контролю над виконанням поставлених завдань. Їх формулювання може бути самою різною. Вона пов'язана, наприклад, з покладанням певних обов'язків на співробітника, відкриттям доступу до інформаційного ресурсу, створенням інвентаризаційної комісії і т.д. У деяких організаціях накази про дисциплінарні стягнення відносять не до особового складу, а до основної діяльності.
Основні етапи видання наказів
Існує стандартний алгоритм видання даних наказів:
- Перший етап - підготовка проекту наказу. Як правило, цей обов'язок закріплюється за керівником структурного підрозділу (відділу, сектору). Подібний підхід є найбільш прийнятним у зв'язку з тим, що саме керівник, наприклад, відділу, володіє максимальним обсягом інформації по підвідомчому підрозділу. Особливо це актуально для організацій з великим штатом співробітників, де накази з основної діяльності підприємства незамінні.
- Другий етап - узгодження проекту наказу. В ідеалі документ обговорюється, коригується або доповнюється з куратором напрямку діяльності, яким може бути заступник директора. І лише після цього остаточний варіант видається безпосередньому керівнику організації.
- Третій етап - друк схваленого варіанта документа на фірмовому бланку. Стандартний бланк обов'язково включає в себе наступні елементи:
- «Шапка» з логотипом і повним найменуванням організації.
- Номер і дата видання наказу.
- «Тіло» документа складається з назви наказу, преамбули, слова «наказую» та пунктів, що відображають суть документа, а також закріплюють контроль над виконанням. У правому нижньому кутку вказується ПІБ виконавця та контактні телефон.
Фірмові бланки
Вони є документами суворої звітності, кожен має свій реєстраційний номер. У разі їх псування створюється комісія, яка підтверджує факт їх знищення. Накази з основної діяльності обов'язково реєструються в спеціальному журналі, який попередньо прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою і підписом директора підприємства.
Далі з наказом, підписаним керівником, знайомляться під розпис всі співробітники, прізвища та посади яких у ньому фігурують. Якщо співробітник з тієї чи іншої причини відмовляється письмово зафіксувати процес ознайомлення, то складається відповідний акт.
Очевидна важливість наказів
Накази з основної діяльності підшиваються в загальну папку відповідальною особою (як правило, це секретар), а їх копії надаються до відповідних підрозділів для виконання. Термін зберігання даних наказів встановлюється внутрішніми нормативними документами організації та варіюється від 3 до 10 років. В організаціях з невеликим штатом працівників алгоритм роботи з даним видом наказів може бути трохи спрощений. Напевно накази з основної діяльності ДНЗ мають свої тонкощі. Але функція контролю над досягненням поставлених цілей залишається основоположною. Правильна організація роботи підприємства залежить від грамотної постановки завдань, термінів їх виконання і своєчасного контролю.
