Обов'язки секретаря та вимоги до посади
Від чого залежать
У кожній компанії обов'язки секретаря різняться. Відмінності продиктовані безліччю факторів, до яких відносяться наступні: корпоративна культура, чисельність співробітників компанії, її структура і, нарешті, особистість керівника. Останній фактор більшою мірою, ніж всі попередні, формує функціонал даної посади, оскільки саме від нього залежить в цілому профіль діяльності. Наприклад, якщо мова йде про керівника вищої ланки, то в обов'язки секретаря може входити організація участі в міжнародних конференціях, круглих столах і т.д. У тому випадку, якщо ми говоримо про начальника невеликого технічного підрозділу, то фахівцеві, швидше за все, доведеться зіткнутися з оформленням технічної документації та необхідністю вивчення виробничих процесів.
Загальні вимоги
Незважаючи на деяку розняти специфіку, існують загальні функціональні обов'язки секретаря, виконувати які повинен вміти кожен претендент на дану посаду. Познайомимося з ними докладніше. До них можна віднести наступні:
- планування робочого дня керівника;
- організація нарад;
- ведення документообігу;
- виконання особистих доручень начальника.
Зрозуміло, це лише загальні обов'язки секретаря. Кожен з цих пунктів досить багатогранний і може включати в себе як досить рутинну роботу, так і творчу, що вимагає певного підходу. Для того щоб претендувати на таку вакансію, здобувач повинен в першу чергу вміти поводитися з комп'ютером на рівні просунутого користувача, а також на високому рівні володіти наступними додатками, необхідними в роботі: Word, Excel, PowerPoint. Звичайно, це далеко не повний перелік, а обов'язковий мінімум. Адже, швидше за все, в кожній організації фахівцеві доведеться знайомитися зі специфічними базами даних і внутрішніми програмами з обміну інформацією.
Відповідний кандидат
Обов'язки секретаря-референта часто плутають з обов'язками простого секретаря. У більшості російських компаній ці два поняття досить схожі і, отже, їх межі розмиті. Точно можна сказати про те, що обов'язки секретаря полягають у більшій мірі в організаторської діяльності, а референта - в роботі з документами. Спільними ж стосовно до обох позиціях є вимоги до особистості працівника, що займає розглянуту посаду. Він, безумовно, повинен володіти відмінними комунікативними і дипломатичними навичками, а також підвищеною стресостійкістю. Адже найчастіше така людина є своєрідним буфером між своїм керівником і клієнтами компанії або ж співробітниками. Важливу роль відіграє і зовнішність, оскільки секретар - обличчя компанії. Приємна посмішка, охайний одяг і зачіска - необхідний мінімум для співробітника. Якщо ви твердо вирішили будувати свою кар'єру в цьому напрямку, будьте готові до того, що на роботі ви повинні забувати про власні проблеми і негаразди, випромінювати позитив і привітність.
