Обов'язки секретаря та вимоги до посади

Від чого залежать

У кожній компанії обов'язки секретаря різняться. Відмінності продиктовані безліччю факторів, до яких відносяться наступні: корпоративна культура, чисельність співробітників компанії, її структура і, нарешті, особистість керівника. Останній фактор більшою мірою, ніж всі попередні, формує функціонал даної посади, оскільки саме від нього залежить в цілому профіль діяльності. Наприклад, якщо мова йде про керівника вищої ланки, то в обов'язки секретаря може входити організація участі в міжнародних конференціях, круглих столах і т.д. У тому випадку, якщо ми говоримо про начальника невеликого технічного підрозділу, то фахівцеві, швидше за все, доведеться зіткнутися з оформленням технічної документації та необхідністю вивчення виробничих процесів.

обов'язки секретаря

Загальні вимоги




функціональні обов'язки секретаря

Незважаючи на деяку розняти специфіку, існують загальні функціональні обов'язки секретаря, виконувати які повинен вміти кожен претендент на дану посаду. Познайомимося з ними докладніше. До них можна віднести наступні:

- планування робочого дня керівника;



- організація нарад;

- ведення документообігу;

- виконання особистих доручень начальника.

Зрозуміло, це лише загальні обов'язки секретаря. Кожен з цих пунктів досить багатогранний і може включати в себе як досить рутинну роботу, так і творчу, що вимагає певного підходу. Для того щоб претендувати на таку вакансію, здобувач повинен в першу чергу вміти поводитися з комп'ютером на рівні просунутого користувача, а також на високому рівні володіти наступними додатками, необхідними в роботі: Word, Excel, PowerPoint. Звичайно, це далеко не повний перелік, а обов'язковий мінімум. Адже, швидше за все, в кожній організації фахівцеві доведеться знайомитися зі специфічними базами даних і внутрішніми програмами з обміну інформацією.



Відповідний кандидат

обов'язки секретаря референта

Обов'язки секретаря-референта часто плутають з обов'язками простого секретаря. У більшості російських компаній ці два поняття досить схожі і, отже, їх межі розмиті. Точно можна сказати про те, що обов'язки секретаря полягають у більшій мірі в організаторської діяльності, а референта - в роботі з документами. Спільними ж стосовно до обох позиціях є вимоги до особистості працівника, що займає розглянуту посаду. Він, безумовно, повинен володіти відмінними комунікативними і дипломатичними навичками, а також підвищеною стресостійкістю. Адже найчастіше така людина є своєрідним буфером між своїм керівником і клієнтами компанії або ж співробітниками. Важливу роль відіграє і зовнішність, оскільки секретар - обличчя компанії. Приємна посмішка, охайний одяг і зачіска - необхідний мінімум для співробітника. Якщо ви твердо вирішили будувати свою кар'єру в цьому напрямку, будьте готові до того, що на роботі ви повинні забувати про власні проблеми і негаразди, випромінювати позитив і привітність.



Оцініть, будь ласка статтю
Всього голосів: 31

Увага, тільки СЬОГОДНІ!