Ділове листування англійською мовою
Щоб ділова переписка англійською не перетворилася в низку нерозуміння з боку ділових партнерів, потрібно засвоїти, що знання розмовної англійської мови нічого не значить. Економічна та фінансова термінологія - це мова в мові. Можна сказати, що його доведеться вчити заново.
Одні й ті ж слова і фрази можуть мати абсолютно інший сенс. Крім того, за довгі роки сформувався окремий стиль ділового листа, де комунікація схожа на ритуал. Тут важливо все: звернення, послідовність, термінологія і навіть розділові знаки. Наприклад, у нас після звернення до адресата прийнято ставити знак оклику, а в англійському діловому листі так не треба робити. Зазвичай використовується кома.
Де застосовується діловий стиль
Ділове листування англійською охоплює наступні типи документів:
- емейл - лист, пересилається електронним способом;
- службова записка;
- запит і відповідь на нього;
- скарга і вибачення;
- прес-реліз;
- комерційна пропозиція;
- резюме;
- супровідний лист;
- рекламація і так далі.
Тобто існує шаблон на кожне з вищевказаних листів. І його потрібно знати і дотримуватися. Але, крім цього, необхідно дотримуватися ділової етики, кліше, звернень і підписів.
Структура. Звернення
Ділове листування англійською вимагає писати повну дату і розділяти її знаком "слеш", а не точками або комами, як прийнято у нас. Тобто дата буде виглядати так: день / місяць / рік. При зверненні потрібно повторювати підпис адресата, тобто якщо у своїх листах ваш адресат пише Sam Paul, то саме так і стоїть до нього звертатися, а не скорочувати до Mr. S Paul. У зверненні прийнято використовувати такі варіанти:
- Якщо одержувачі невідомі - Dear Sir, Dear Madam, Dear Gentelman.
- Якщо одержувачі відомі - Dear Mr John Smith, Dear Miss, Dear Mrs Johana Smith.
- Якщо ви вже перебуваєте в знайомстві, то можна звертатися по імені - Michael Doe.
- Якщо ви відповідаєте на лист партнера, то необхідно наслідувати його манеру поводження - якщо до вас звернулися Dear Alexander, то ви звертаєтеся Dear Jim.
Якщо лист є першим в листуванні, то наступним кроком буде подання, спочатку по імені, а потім посаду в компанії. Наприклад:
- I am Sergey Sedykh, marketing director at ABCDEF Ltd. - "Мене звуть Сергій Сєдих, я директор з маркетингу в компанії ABCDEF Ltd".
Якщо лист вже не перше, то потрібно висловити подяку за що-небудь, наприклад, за швидке прочитання або швидку відповідь.
- Thank you for your intererest in our offer. - "Спасибі за ваш інтерес до нашої пропозиції".
Основне послання
Потім потрібно розповісти про мету листи і описати, з чим пов'язане ваше звернення. Бажано, щоб лист не був громіздким, не більше трьох абзаців.
- I am writing to you to suggest our new ...- "Я пишу вам, щоб запропонувати наше нове".
В кінці листа слід подякувати адресата за те, що він або вона приділили час на прочитання вашого листа. Наприклад:
- Thank you for your time. - "Спасибі за приділений час".
Якщо у вашому листі є вкладення, то про це потрібно вказати внизу листи за допомогою скорочення Ens або Esnc.
Правильне завершення
Ділове листування англійською передбачає ввічливе закінчення кожного листа. Для цього використовуються усталені кліше:
- Sincerely yours - це кліше використовується в листі, який починався з особистого звернення по імені.
- Faithfully yours - це кліше для листів, в яких звернення було до незнайомих одержувачам.
Ще однією структурною частиною ділового листа є постскриптум - PS Він повинен уміщатися в одне речення і повідомляти про щось важливе. Це може бути прохання негайно вислати підтвердження або зразки. Або ж в постскриптумі можна підтвердити все вищесказане в листі.
Що включає підпис
У підписі потрібно вказати ваше ім'я, яку посаду в компанії ви займаєте, назва самої компанії та контактні дані. Це може виглядати так:
Sergey Segykh
Marketing director
ABCDEF Ltd.
+7920 .....
17 Arbat str., Off. 12
Moscow
Russia
Це був приклад структури ділового листа. Але є ще фрази ділового листування англійською, без яких вона вже не сприймається як ділова. Взагалі, сленговая або розмовна приятельські мова для ділового спілкування не прийнятні. Це просто сприймається як неосвіченість. Ось приклади стійких виразів:
- I am truly grateful for your advice. - "Я щиро вдячний за ваш рада".
- I shall be happy to discuss with you. - "Буду щасливий обговорити з вами".
Ділове листування англійською мовою не терпить помилок, тому, щоб не помилитися при її складанні, варто знайти довідник фраз для ділового листування і використовувати його в рамках всіх правил.
