Як працювати в excel (програмі): поради початківцям

Програма Excel є одним з найпотужніших додатків всього комплексу Office. Нею користуються не тільки бухгалтери та економісти, а й звичайні люди. Програма призначена для роботи з цифрами і таблицями, дає можливість представити інформацію в найбільш сприятливому для сприйняття вигляді: в якості діаграм і графіків. Тут можна здійснювати складні розрахунки і виконувати різні математичні операції. До того ж особливі знання користувачеві не знадобляться, достатньо вивчити, як працювати в Excel.як працювати в excel

Що являє собою дане офісний додаток?

Програма Excel працює з файлами, які утворюють якусь книгу, що складається з окремих листів. В осередку таблиць вводяться букви, символи і цифри. Їх можна копіювати, переміщати або видаляти. При необхідності з ними проводяться різні операції: текстові, математичні, логічні та інші. Новачки, які тільки вчаться тому, як працювати в програмі Excel, повинні знати, що будь-яку інформацію можна вивести на екран у вигляді графіків або діаграм.як працювати в програмі excel

Як створити файл?

У першу чергу необхідно відкрити документ. Для його створення потрібно клікнути на ярлику програми або зайти в додаток через «Пуск».

За замовчуванням ім'я задано «Книга 1», але в рядку «Файл» можна ввести будь-яку назву. Працюючи, варто зберігати дані, щоб уникнути втрати інформації у разі збою або зависання комп'ютера.

Між листами можна з легкістю перемикатися, натискаючи на відповідний напис внизу сторінки. Якщо вкладок дуже багато, краще використовувати стрілки на клавіатурі. Щоб вставити лист, потрібно в меню «Головна» знайти пункт «Вставити». Там будуть відображатися всі можливі дії, застосовні до листів, наприклад додати або видалити. Також вкладки можна переміщати.

«Обличчя» програми

Перш ніж розібратися, як працювати в Excel, варто вивчити інтерфейс. Інструменти розташовані у верхній і нижній частині вікна, а решту область займають прямокутники, які є осередками. Особливість електронних таблиць полягає в тому, що дії можна виконувати в одних осередках, а результат виводити в інших.




Кожна таблиця має стовпці, які позначаються літерами англійського алфавіту. Рядки нумеруються зліва. Таким чином, будь-яка комірка має власні координати. У кожну клітинку можна вводити як дані, так і формули. Перед введенням останніх необхідно ставити символ «=».

Кожному осередку - своя характеристика

Щоб зрозуміти, як навчитися працювати в Excel правильно, користувач повинен знати, що перш, ніж ввести значення, необхідно задати розмірність колонці або осередку. Вона буде залежати від того, в чому вимірюються дані. Для цього потрібно натиснути правою кнопкою мишки на виділеному діапазоні і в діалоговому вікні вибрати пункт «Формат ячеек».

Якщо вводиться число більше 999, необхідно встановити розбиття по розрядах. Вводити прогалини самостійно не варто.

Для коректного відображення даних не можна вводити в одну клітинку більше одного окремого значення. Також не варто вводити перерахування, розділені комами або іншими символами. Для кожного значення повинна бути своя осередок.як навчитися працювати в excel

Як вводити дані?

Користувачам, які знають, як працювати в Excel, не складе труднощів ввести дані. Для цього потрібно клацнути на комірці і набрати на клавіатурі букви або цифри. Щоб продовжити роботу, необхідно натиснути «Введення» або ТАВ. Розрив рядка здійснюється за допомогою комбінації ALT + «ВВЕДЕННЯ».

При введенні місяця або номера по порядку досить прописати значення в початкових осередках, а потім перетягнути маркер на необхідний діапазон.

Перенесення тексту



Найчастіше користувачів цікавить, як навчитися працювати в Excel з текстом. При необхідності його можна переносити по словам. Для цього необхідно виділити певні осередки і у вкладці «Головна» потрібно знайти опцію «Вирівнювання», а потім вибрати «Перенесення тексту».

Якщо потрібно автоматичне зміна ширини і висоти комірки згідно введеному тексту, слід виконати наступне: перейти у вкладку «Головна» і в групі «Осередки» вибрати пункт «Формат». Далі потрібно вибрати відповідне дію.

Форматування

Щоб відформатувати числа, необхідно виділити осередок і у вкладці «Головна» знайти групу «Число». Після натискання на стрілочку поруч із пунктом «Загальний» можна вибрати потрібний формат.

Щоб змінити шрифт, потрібно виділити певний діапазон і перейти в меню «Головна», «Шрифт».

Як створити таблицю?

Знання про те, як працювати в програмі Excel, навряд чи будуть корисні користувачеві, якщо він не вміє створювати таблицю. Найпростіший спосіб - це виділити певний діапазон і відзначити кордону чорними лініями, натиснувши на відповідну іконку вгорі сторінки. Але найчастіше потрібна нестандартна таблиця для бланків або документів.

У першу чергу необхідно визначитися, як повинна виглядати таблиця, щоб встановити ширину і довжину осередків. Виділивши діапазон, потрібно перейти в меню «Формат ячеек» і вибрати пункт «Вирівнювання». Опція «Об'єднання осередків» допоможе прибрати зайві кордону. Потім потрібно перейти в меню «Кордони» і встановити необхідні параметри.



За допомогою меню «Формат ячеек» можна створювати різні варіанти таблиць, додаючи або видаляючи стовпці і рядки, а також змінюючи кордону.

Знаючи, як працювати в таблиці Excel, користувач зможе створювати заголовки. Для цього у віконці «Форматування таблиці» потрібно встановити прапорець навпроти пункту «Таблиця із заголовками».

Щоб додавати елементи в таблиці, необхідно скористатися вкладкою «Конструктор». Там можна вибрати необхідні параметри.як працювати в таблиці excel

Для чого потрібні макроси?

Якщо користувачеві доводиться часто повторювати одні й ті ж дії в програмі, йому знадобляться знання про те, як працюють макроси в Excel. Вони запрограмовані виконувати дії в певній послідовності. Використання макросів дозволяє автоматизувати певні операції і полегшити монотонну роботу. Вони можуть бути записані на різних мовах програмування, але їх суть від цього не змінюється.

Для створення макросу в цьому додатку необхідно увійти в меню «Сервис», вибрати пункт «Макрос», а потім натиснути «Почати запис». Далі потрібно виконати ті дії, які часто повторюються, і після закінчення роботи натиснути «Зупинити запис».як працюють макроси в excel

Всі ці інструкції допоможуть новачкові розібратися, як працювати в Excel: вести облік, створювати звіти і аналізувати цифри.



Оцініть, будь ласка статтю
Всього голосів: 31

Увага, тільки СЬОГОДНІ!